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德鲁克:卓有成效管理者的5项基本能力

惜命般的珍惜时间


时间是唯一不可再生资源,也是人的最稀缺资源,但很多管理者却任由时间从自己的手边流逝。

现代管理学之父德鲁克曾在《卓有成效的管理者》一书说到,管理者的时间往往只属于别人,不属于自己。但真正能做到卓有成效的管理者,往往可以控制自己的时间。

而且,德鲁克也为我们提供了一套诊断、管理时间的方法论。

第一步,记录时间。

要了解时间是怎样耗用的,从而据以管理时间,我们必须先记录时间。时间记录的具体方法,可以是自己记录,也可以请人代记录。但要记住的是,必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录,而不能事后凭记忆补记。

许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录,每月定期拿出来检讨。至少,有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本,他们便能自行检讨了。

半年之后,他们都会发现自己的时间耗用得很乱,浪费在种种无谓的小事上。经过练习,他们在时间的利用上必有进步。但是管理时间必须持之以恒,才能避免再回到浪费的状态上去。

第二步,做有系统的时间管理。

我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。

要做到这一步,可以试问自己以下几个问题。

首先要找出什么事根本不必做,这些事做了也完全是浪费时间,于最终的成果无助。将时间记录拿出来,逐项逐项地问:“这件事如果不做,会有什么后果?”如果认为“不会有任何影响”,那么这件事便该立刻取消。

第二个该问的问题是:“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果?”

“授权”这个名词,通常都被人误解,甚至是曲解了。这个名词的意义,应该是把可由别人做的事情交付给别人,这样才能做真正应由自己做的事——这才是有效性的一大改进。

还有一项时间浪费的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的,这项因素是:管理者在浪费别人的时间。

这种现象并不明显,但有一个简单方法可以诊断出来:去问问你的下属。有效的管理者懂得有系统及诚恳地问他的下属:“请你想想看,我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情?”问这样的问题,而且问得对方敢说真心话,才是有效管理者的特色。

许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间,然而他们却不敢面对这个问题。他们怕因小失大,造成错误。殊不知即使有了错误,也能很快弥补。能够大量削减不必要的和非生产性的工作,则工作就进行得快多了。

事实上,一位管理者大刀阔斧地减少不必要的工作,绝不会有太大的风险。人常常会有高估自己地位的重要性的倾向,认为许多事非躬亲不可。

大胆减少自己的工作,真会出问题吗?

只要看有些管理者虽然身患重病,甚至于身有残疾,仍能干得有声有色,就可以知道这种顾虑是多余的。

第二次世界大战期间,罗斯福总统的机要顾问霍普金斯先生就是一个实例。

霍普金斯当年已体衰力竭,举步维艰,每隔一天才能办公几个小时。因此,他不能不把一切事务都撇开,仅处理真正重要的工作。但这丝毫无损于他的有效性。

丘吉尔还对他钦佩备至,赞美他是一位“盖世奇才”。他完成的任务,在当年的美国政府中无人能出其右。当然,霍普金斯只是一个特例。但他的故事,告诉了我们大胆减少无谓的工作,绝对无损于有效性。

总而言之,时间是最稀有的资源。若不将时间管理好,要想管理好其他事情就只是空谈。


2

为组织做出贡献

1、能够为适应新岗位改变自己

组织如果不能持续存在,就是失败。所以,一个组织必须今天准备明天的接班人,其人力资源必须更新,必须经常提高水准。

一个组织如果仅能维持今天的视野、今天的优点和今天的成就,它就一定会丧失适应力。世事沧桑,一切都在变。所以,只满足于今天的企业,在变幻无常的明天就会感到难以生存下去。

管理者的失败,原因有很多。常见的原因,应该是他本人在出任一项新职位时,不能或不愿为适应新职位的需要而改变自身。自以为过去做得成功了,因此满足于老一套的工作方法,结果必然遭到失败。

2、拥有良好的人际关系

在一个组织中,管理者拥有良好的人际关系,绝不是因为他们有“与人交往的天赋”,而是因为他们在自己的工作和人际关系上都注重贡献,他们的工作也因此而富有成效,这也许是所谓“良好的人际关系”的真义所在。

在以工作或任务为主的环境下,如果我们不能有所成就,那就算我们能与人和谐相处,愉快交谈,又有什么意义呢?

这种“和谐相处,愉快交谈”恰恰是恶劣态度的伪装。反过来说,如果能在工作上取得成绩,即使偶尔疾言厉色,也不至于影响人际关系的。

有效的人际关系,有下列4项基本要求,而着眼于贡献,正可满足这些条件:

1)互相沟通

我们总以为沟通是上对下的事,是主管对下属的事。但仅靠上对下的单向关系,沟通永远不可能成功。这是我们从实际经验和沟通理论上得到的结论。

上级对下属说得越严厉,下属就越听不进去。下属要听的是自己想听的,而不是对方所说的。

一位在工作中以贡献为重的管理者,通常期望其下属也能以贡献为重。因此,他肯定常常问他的下属:“我们的组织和我,应该期望你有怎样的贡献呢?我们该期望你做些什么?如何才能使你的知识和能力得到最大的发挥?”有了这样的检讨,才有沟通的可能性,也才容易成功。

下属经过思考提出他认为可以做出的贡献之后,主管才有权利和责任对他所提出的建议是否可行做出判断。

我们都有这样的经验:由下属自己设定的目标,往往会在主管的意料之外。换言之,主管和下属看问题的角度往往极不相同。下属越是能干,就越愿意自己承担责任,他们的所见所闻,所看到的客观现实、机会和需要,也就与他们的主管越不相同。此时下属的结论和主管的期望往往是明显对立的。

出现这种分歧时,主管和下属双方究竟谁对,通常并不值得重视,因为上下双方已经建立了有效的沟通。

2)团队合作

“谁需要我的产出,并使它产生效益?”这个问题能帮助我们看到与管理者责任范围无关的一些人(既不是他的上级或下级,也不是授权给他或他授权的人)的重要性。

这种认识,正是一个知识型组织的现实:在一个知识型组织中,主要有赖于拥有不同的知识和技术的专业人员组成的团队,工作才能有效。各路英雄的合作,贵在自动自发,贵在能依循情势的逻辑和任务的需要,而非仅依赖正式的组织结构。

3)自我发展

个人能否有所发展,在很大程度上要看你是否重视贡献。

如果我们自问:我对组织能有什么最大的贡献?这就等于是说:“我需要怎样的自我发展,我应该学习什么知识和技能,才有助于我对组织做出贡献?我应该将我的哪些优点用在我的工作上?我应为自己设定怎样的标准?”

一般人都是根据自己设定的目标和要求成长起来的,知识工作者更是如此。他们自己认为应有怎样的成就,就会有怎样的成长。

4)培养他人

重视贡献的管理者必然会同时启发他人寻求自我发展。这样的管理者设定的标准,一定不是他个人认定的标准,而是以任务需求为基础的标准。

而且,他设定的标准,一般来说要求很高,是高度的期望,是远大的目标,是具有重大冲击力的工作。


3

发挥员工的长处

有效的管理者能使人发挥其长处。他知道只抓住缺点和短处是干不成任何事的,为实现目标,必须用人所长——用其同事之所长、用其上级之所长和用其本身之所长。

不管是谁,如果他在任用一个人时只想避免短处,那他所领导的组织最终必然是平平庸庸的。

所谓“样样皆通”者,即只有长处没有短处的人(也可用其他词来描述这类人,如“完人”“个性成熟”“个性完美”或“通才”),实际上可能一无是处。

才干越高的人,其缺点也往往越多。

李将军有一段故事,可以说明使人发挥长处的意义。李将军手下有一位将领常不按照命令行事,往往使李将军预定的计划完全改变。

李将军屡次都忍受了,但终于有一次他忍不住大发雷霆。当他平静下来时,一位幕僚问他:“你为什么不将他革职呢?”

据说当时李将军不禁一时愕然,无以为答,好一会儿他才说:“多么荒唐的问题!把他撤了,谁还能打胜仗?”

有效的管理者知道他们之所以用人,是用人来做事,而不是用人来投主管之所好。

以学校来说,第一流的优秀教师会不会奉承校长,肯不肯在教务会议上安静而不咆哮,那有什么关系呢?

校长之所以应聘为校长,就是为了使第一流的教师或学者能够工作有效。所以,即使在其他方面不太愉快,也是值得的。

有效的管理者从来不问:“他能跟我合得来吗?”他们问的是:“他贡献了什么?”

他们从来不问:“他不能做什么?”他们问的是:“他能把什么做好?”所以在用人时,他们用的都是在某一方面有所长的人,而不是在各方面都过得去的人。

总而言之,管理者的任务不是去改变人。管理者的任务,在于运用每一个人的才干。就像圣经中那段“塔兰特寓言”所说的一样,管理者的任务就是要让各人的才智、健康以及抱负得到充分发挥,从而使组织的整体效益得到成倍的增长。


4

要事优先

卓有成效如果有什么秘诀的话,那就是善于集中精力。

管理者越是想做出重大的贡献,越是需要有更长的“整块时间”。管理者越是想将繁忙纷杂转化为成就,越是需要持续不断的努力,越是需要较长的连续性的时间。

然而,即使只想“偷得浮生半日闲”来处理真正有生产性的工作,也要自律和具备非常大的决心对某些事说“不”。

1、摆脱昨天

有些人一事无成,而实际上他们却做得很吃力。
第一,他们低估了完成一件任务所需的时间。他们总以为万事顺利,却总不免有出乎意料的情况发生。

第二,一般的管理者(往往也是不大有效的管理者)总喜欢赶工——而赶工的结果,总不免使进度更加落后。有效的管理者不愿赛跑,他们按部就班,稳定前进。

第三,一般的管理者喜欢同时着手几件要事,结果对每一件事,他们都无法获得足够的最少整块时间。只要任何一件事情受阻,全部事情也都会跟着受阻了。

管理者专心一志,第一项原则是要摆脱已经不再有价值的过去。管理者的一项具体任务就是要把今天的资源投入创造未来中去。换句话说,每一位管理者都必须不停地花费时间、精力和才智,来弥补或跳出昨天的行动和决策。

人若遭遇了重大的失败,改正并不太难,他们能检讨自己。可是昨天的成功,却能留下无尽的影响,远超出成功的有效期。

尤其危险的是,有些活动本应该产生良好的效果,但是由于一些原因却没能产生效果。过去的成功和活动,往往演变成“经营管理上的自我主义的资产”。

所有的组织都很容易染上这种毛病,即不能正确地看待过去的成功和失败。

一位希望自己有效,也希望其组织有效的管理者,必然会自我检视一切的方案、活动和任务。

他会问:“这件事现在还有继续做的价值吗?”如果认为没有价值了,他便立即停手,而将时间精力转移到其他只要做得好,便能使自己更为有效的任务上,也能促使他的组织更为成功。

2、确定优先序

在管理者面前,摆着许多值得去做的工作,但管理者的时间却非常有限。未来的机会也很多,但能抓得住机会的能人却太少。

而且,管理者还难免会遇到不少问题和危机。因此,这就涉及哪些事情需要优先处理,而哪些事情可以缓一缓再办的决策了。

那么,到底根据什么来做这一决策呢?

以下是几条可帮助确定优先次序的重要原则,每条都与勇气密切相关:

1)重将来而不重过去;

2)重视机会,不能只看到困难;

3)选择自己的方向,而不盲从;

4)目标要高,要有新意,不能只求安全和容易。

要想集中精力,全神贯注于一项工作,首先要有足够的勇气,要敢于决定真正该做和真正先做的工作。这是管理者唯一的希望,只有这样,管理者才能成为时间和任务的“主宰”,而不会成为它们的奴隶。


5

做出有效决策

1、决策的五点特征

1)要确实了解问题的性质,如果问题是经常性的,那就只能通过一项建立规则或原则的决策才能解决。

2)要确实找出解决问题时必须满足的界限,换言之,应找出问题的“边界条件”。

3)仔细思考解决问题的正确方案是什么以及这些方案必须满足哪些条件,然后再考虑必要的妥协、适应及让步事项,以期该决策能被接受。

4)决策方案要同时兼顾执行措施,让决策变成可以被贯彻的行动。

5)在执行的过程中重视反馈,以印证决策的正确性及有效性。

2、个人见解与决策的关系

决策是一种判断,是若干项方案中的选择。所谓选择,通常不是“对”与“错”间的选择,最多只是“大概是对的”与“也许是错的”之间的选择。

大部分关于决策的著作,开宗明义,第一步总是说“先搜集事实”。

但是卓有成效的决策者都知道,决策的过程往往不是从搜集事实开始的,而是先从其本人的见解(opinions)开始的。

所谓见解,乃是“尚待证实的假设”;见解不能获得证实,就毫无价值可言。

但要确定什么才是事实,必须先确定相关的标准,尤其是有关的衡量标准。决策有效与否,这是关键所在,也是常引起争论的地方。

许多教科书又说,决策来自大家一致的意见,其实这也不然。有效的决策,常自多种不同且互相冲突的见解中产生,常自多种旗鼓相当、优劣互见的方案中产生。

好的决策,应以互相冲突的意见为基础,从不同的观点和不同的判断中选择。

3、灵活运用反对意见

为什么该有反面意见,主要有三项理由。

第一,唯有反面意见,才能保护决策者不致沦为组织的俘虏。

在一个组织中,所有人都必有求于决策者,每个人都各有所求,都希望主管的决策能对自己有利。上至美国总统,下至企业机构中一位初级工程师修改某一工程设计莫不如此。

唯一能突破这一陷阱,使决策者不致成为某方面的俘虏的办法,就在于引起争辩、掌握实据和经过深思熟虑的反面意见。

第二,反面意见本身,正是决策所需的“另一方案”。

决策时只有一种方案,别无其他选择,无论多么深思熟虑,那与赌博何异?只有一种方案,失败的机会必高。

也许是这决策打从开始就错了,也许是其后因情况变化而使决策错了,如果在决策过程中原有若干方案可供选择,则决策者进可攻、退可守,有多方思考和比较的余地。

第三,反面意见可以激发想象力。

想象力需要被激发后才能充分发挥出来,否则它只能是一种潜在的、尚未开发的能力。不同意见,特别是那些经过缜密推断和反复思考的、论据充分的不同意见,便是激发想象力的最为有效的因素。

有效的管理者会运用反面意见。只有这样,他才能避免为“似是而非”的看法所征服;他才能得到“替代方案”,以供他选择和决定;他也才能在万一决策行不通时不至于迷惘。

同时,鼓励反面意见,可以启发他本人的想象力,启发与他共事者的想象力。反面意见能把“言之有理”者转化为“正确”,再把“正确”转化为“良好的决策”。


6

总结

管理者的卓有成效还有另一个完全不同的侧面。它对个人的提高,对机构的发展,对现代社会的生存和运作都是必不可少的。

要做到卓有成效,首先要做的第一步,是记录好时间的使用情况。接着的问题,是衡量各项耗用时间的工作项目的轻重,及衡量各项工作目的的轻重。

第二步,是管理者应把眼光集中在贡献上。管理者如果能着眼于贡献,那么他所重视的就应当不仅是“方法”,而是“目标”和“结果”。

第三步,充分发挥人的长处。管理者如果能充分发挥人的长处,就能使个人目标与组织需要相融合,使个人能力与组织成果相融合,也能使个人成就与组织机会相融合。

第四步,要事优先。管理者应该努力促成能给组织带来贡献的事情。

第五步,做出有效的决策。

管理者的自我提高往往要比卓有成效的训练更为重要。管理者必须增进其知识与技巧,必须养成各种新的工作习惯,同时也必须放弃旧的工作习惯。

但是话说回来,如果他不能先发展自己的有效性,那不管他有多少知识,有多好的技能和习惯,也不会对他有太大的帮助。


发布时间:2021-02-24 点击量:61 次

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